Termine hat jeder. Manche davon machen Spaß, andere wiederum sind eher ein notwendiges Übel. Doch in den letzten Jahren hat sich zunehmend der Trend entwickelt, Dringlichkeit vor Wichtigkeit zu stellen. Das hat zur Folge, dass viele ihren Terminkalender bis oben hin füllen und dann versuchen, so gut es geht diese Termine im Laufe des Tages abzuarbeiten. Abends stellen sie dann entnervt und enttäuscht fest, dass sie wieder nur die Hälfte ihrer Aufgaben erfüllt haben. Das ist die klassische Definition für ein Dasein im Hamsterrad. Man rennt und rennt und kommt nie ans Ziel. Wer seine Aufgaben nach Wichtigkeit selektiert, setzt die Priorität an der richtigen Stelle. Eliminiere das scheinbar Dringliche und konzentriere dich auf die wichtigen Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen. Denn nur weil etwas als „dringlich“ in deinem Kalender steht, ist es nicht gleichzeitig wichtig. Deshalb musst du darauf achten, deine Aufgaben zu bewerten und einzuordnen nach Wichtigkeit. Du verschaffst dir mehr Überblick und kommst nie in Gefahr, dir zu viel vorzunehmen.
Vilfredo Pareto hat im Jahr 1897 herausgefunden, das 20% der Menschen 80% des Bodens besitzen. Joseph M. Juran begründete auf dieser Feststellung die 80/20 Regel, die besagt, dass sich 80% der Fehler auf nur 20% der Fehlerquelle zurückführen lassen.
Dieses Prinzip lässt sich auf viele Bereiche in unserem Leben und natürlich auch auf die Priorisierung von Aufgaben anwenden: Wenn du eine Liste mit 10 Aufgaben für den Tag hast, sind davon eigentlich nur zwei Aufgaben wirklich wichtig, um deinem Ziel näher zu kommen.
Aber wie findest du heraus, was wirklich wichtig ist?
Du kannst das Pareto-Prinzip schon von Anfang an anwenden. Wenn du dir die Zwischenziele überlegst, die auf dem Weg zu deinem Jahresziel liegen, kannst du dich fragen, ob wirklich jedes dieser Zwischenziele notwendig ist. Genauso kannst du dich dies bei deiner To-Do Liste für die Woche fragen: Nachdem du alle To-Do’s aufgeschrieben hast, versuche die Punkte auf deiner Liste einfach einmal um 80 % zu verringern. Frage dich dabei, was wirklich wichtig ist, um dein Wochenziel zu erreichen. Dies gilt ebenso für deine Monats- und Tagesplanung.
Was du zusätzlich tun kannst ist, zunächst die Aufgaben zu erledigen, die dir schwer fallen und am wenigsten Spaß machen, die aber WICHTIG sind. Machst du das nicht, erledigst du sie im schlimmsten Falle schlecht oder gar nicht. Sie gleich zu erledigen bedeutet für dich, mehr Zeit zu haben und produktiver zu sein.
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