Wie gelangt man zu einer machbaren Umsetzung seiner Vorhaben? Am Jahresanfang hat jeder gute Vorsätze. Möglichst viele. Jeden Monat will man die eine, große Sache starten und damit richtig abräumen. Jeden Morgen steht man energiegeladen auf und nimmt sich bei der ersten Tasse Kaffee vor, die Welt zu erobern. Jeder kennt das. Die meisten machen das. Aber warum klappt so wenig von dem, was wir uns vornehmen?
Wie du es schaffst, dir nicht zu viel vorzunehmen
„Menschen überschätzen sich bei dem, was sie in einem Jahr schaffen können und sie unterschätzen sich, was sie in zehn Jahren schaffen können.“ Dieses Zitat ist mittlerweile vielen bekannt, aber begriffen haben es wenige. Viel zu verlockend ist die Aussicht, sich ganz viel vorzunehmen und das möglichst schnell zu erledigen. Ich habe jahrelang den selben Fehler gemacht. Jeden Morgen eine To-Do-Liste geschrieben und diese möglichst voll geschrieben. Morgens liest sich so eine Liste sehr gut und ich war voller Tatendrang und bis in die Haarspitzen motiviert. Das Ende vom Lied? Abend schaute ich auf meine Liste und musste anerkennen, dass weniger als die Hälfte von den Dingen, die ich mir vorgenommen habe, erledigt waren. Manchmal noch weniger. Manchmal gar nichts. Ich war frustriert und schob alles spontan auf äußere Einflüsse, die mich von meinen Aufgaben abgehalten hatten oder darauf, dass ich nicht fleißig genug war. Beides sind nur Ausreden, wie ich irgendwann feststellen musste.
Das Aha-Erlebnis bescherte mir die Lektüre von Tim Ferris’ „Die 4-Stunden-Woche“. Endlich jemand, den ich schätzte und der genau in der selben Situation war wie ich. Seine Lösung las sich für mich so simpel, dass ich es zuerst nicht glauben konnte: Seiner Meinung reicht es vollkommen, sich maximal drei Aufgaben für einen Tag vorzunehmen. Wer mehr auf seinem To-Do-Zettel stehen hat, sollte sich Gedanken darüber machen, Überflüssiges von Wichtigem zu trennen – heißt, dass man eine Priorisierung für seine Aufgaben vornimmt und zwar so lange, bis am Ende wirklich nur die drei wichtigsten Aufgaben für den Tag übrig bleiben. Diese drei Aufgaben erledigt man dann mit voller Konzentration und Engagement. Um es noch effektiver zu machen, kann man die schwierigste der drei Aufgaben ganz oben auf seiner Liste platzieren. Man startet also in den Tag und geht nach seiner Morgenroutine diese eine, herausforderndste Aufgabe zuerst an. Man ist frisch und ausgeruht und das eigene Energie-Level ist bei 100 Prozent. Also erledigt man die eine, große Aufgabe und wenn sie erledigt ist, geht man an die nächsten beiden mit dem Bewusstsein, dass man das Schwierigste bereits erledigt hat an diesem Tag. So erreicht man auch eine bessere Qualität bei dem, was man erledigen will und wird niemals von seinem übergeordneten Ziel abgelenkt durch unwichtige Details.
Nachdem ich diese Vorgehensweise ausprobiert und verinnerlicht hatte, veränderte sich mein Output enorm. Verbummelte Tage gehörten der Vergangenheit an. Ich war produktiv wie nie zuvor. Es fühlte sich großartig an. Die Aufgaben zu erledigen, die ich mir vorgenommen hatte – und zwar jeden Tag und immer wieder – gab mir einen Schub, der sich unmittelbar auf mein Selbstbewusstsein und meine Vorhaben auswirkte.
Heute kann ich sagen, dass man nicht den Fehler machen sollte, sich zu viel für einen Tag vorzunehmen. Leider schätzen die meisten Menschen die Korrelation von vorhandener Zeit und den zu erledigenden Aufgaben falsch ein. Man trifft häufig auf die (leider falsche) Annahme, dass man in einem kurzen Zeitraum – zum Beispiel einer Woche – sehr viele Aufgaben erledigen kann. Entsprechend groß ist die Enttäuschung, wenn man am Wochenende doch nur die Hälfte seines Pensums geschafft hat. Interessanterweise kehrt sich dieses Verhältnis um, wenn man über längere Zeiträume wie zum Beispiel ein Jahr spricht. Für diesen langen Zeitraum wiederum nehmen sich die meisten Menschen zu wenig vor.
Dieses Paradoxon kann man meiner Erfahrung nach nur auflösen, indem man sich weniger vornimmt für einen Tag als man meint, schaffen zu können. Also bewusst auf die Bremse treten bei der Tagesplanung. Drei Aufgaben sind mehr als genug. Dann auf genau diese wichtigen drei Aufgaben konzentrieren und sie mit vollem Einsatz erledigen. Danach nicht vergessen, sich über die Ergebnisse zu freuen. Freude und Stolz auf sich selbst darf nicht fehlen in dieser Rechnung. Wer so vorgeht, kann seine persönliche Planung für jeden Zeitraum optimieren. Vor allem in den kurzen Zeiträumen, in denen man sich leicht überschätzt, macht sich diese Herangehensweise positiv bemerkbar.
Wie dir diese Methode auch bei deinen langfristigen Zielen hilft
Übrigens habe ich von dieser Art der Aufgabenplanung für den Tag auch beim Erreichen meiner mittel- und langfristigen Ziele profitiert. Denn durch die effektive Tagesplanung bin ich mittlerweile in der Lage, meine weiter entfernt liegenden Ziele so zu planen, dass ich auf dem Weg dorthin viele kleine Zwischenziele einbaue, die leichter und schneller für mich zu erreichen sind. Auf diese Art komme ich jedes Mal meinem großem Ziel ein Stückchen näher. Ich freue mich über das Erreichte und weiß, dass ich auf dem richtigen Weg bin. Es ist für mich immer wieder inspirierend, etwas geschafft zu haben, wenn ich meine kleinen, täglichen Aufgaben erledigt habe. Diese fungieren als eine Art „Tankstelle“ auf dem Weg hin zum großen Ziel. Hier tanke ich neue Kraft und Motivation und freue mich auf den nächsten Tag und neue Aufgaben. Ich weiß jeden Morgen, dass ich nur drei Aufgaben erledigen muss. Das ist okay, denn es ist machbar.
Probiere es einmal aus. Reduziere deine To-Do-Liste auf drei wichtige Aufgaben und streiche die unwichtigen Dinge oder schiebe sie bewusst auf einen anderen Tag. Mit dieser Vorgehensweise erreichst du alle deine Ziele. Du brauchst etwas Zeit und Geduld dafür, aber du kommst am Ende dort an, wo du sein willst.
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